Rozhodnutí, které ovlivní finance i klid vašeho podnikání Každý podnikatel při růstu svého podnikání potřebuje kvalitní účetní zázemí, a to nejen z důvodu plnění daňových povinností, ale zejména z důvodu potřeby kvalitních a relevantních dat, nezbytných k řízení firmy. A tady přichází zásadní otázka: Mám si najmout interní účetní, nebo je lepší spolupracovat s externí účetní firmou?
Na první pohled se může zdát, že rozdíl je hlavně ve formě spolupráce. Realita je ale složitější. Obě možnosti mají svá specifika, která mohou zásadně ovlivnit vaše náklady, komfort a také rizika spojená s vedením účetnictví. V tomto článku se na téma podíváme důkladně, z pohledu malých a středních firem, a nabídneme vám podněty pro správné rozhodnutí.
Interní účetní: Kdy se hodí mít účetního přímo ve firmě?
Interní účetní je zaměstnanec, který dochází do vaší firmy a zajišťuje kompletní vedení účetnictví, mzdovou agendu, DPH, komunikaci s úřady a další povinnosti.
✅ Výhody interní účetní
- Okamžitá dostupnost. Potřebujete rychlou odpověď nebo zpracovat doklad na počkání? Interní účetní sedí ve vedlejší kanceláři.
- Důvěrná znalost procesů firmy. Interní účetní se lépe seznámí s detaily vašeho podnikání a může efektivněji navrhovat úpravy v evidenci či procesech.
- Jednodušší předávání podkladů. Nemusíte skenovat a posílat doklady – stačí je donést do vedlejší místnosti.
❌ Nevýhody interní účetní
- Vysoké náklady na zaměstnance. Náklady nejsou jen mzda. Připočítejte odvody na sociální a zdravotní pojištění, náklady na školení, dovolené, nemocenské, benefity, pracovní místo a vybavení (PC, software, licence).
- Závislost na jednom člověku. Pokud interní účetní onemocní, odejde na delší dovolenou nebo ukončí pracovní poměr, firma může čelit vážným komplikacím. Neexistující zastupitelnost.
- Nutnost průběžného školení. Účetní legislativa se často mění. Udržet interní účetní na aktuální odborné úrovni stojí čas i peníze.
Externí účetní (outsourcing účetnictví): Proč je častou a lepší volbou?
Externí účetní je specializovaná firma, která zajišťuje kompletní správu účetnictví na základě smlouvy.
✅ Výhody externí účetní
- Nižší celkové náklady. Platíte jen za skutečně odvedenou práci – podle objemu dokladů a rozsahu služeb. Žádné odvody, žádné vybavení, žádné pracovní místo.
- Tým odborníků místo jednoho člověka. Kvalitní účetní firma má tým specialistů – na DPH, mzdy, daňová přiznání, kontroly z úřadů. Riziko chyb je mnohem nižší.
- Flexibilita. Vaše firma roste? Externí účetní snadno navýší rozsah služeb. Potřebujete jen základní evidenci? Platíte méně.
- Pojištění odpovědnosti. Externí účetní jsou pojištěni pro případ chyb, což zvyšuje vaši jistotu.
❌ Nevýhody externí účetní
- Menší osobní kontakt. Externí účetní nesedí vedle vás. Na druhou stranu – většinu věcí dnes vyřešíte telefonem, e-mailem nebo videohovorem.
Náklady: Srovnání interní a externí účetní
Podívejme se na příklad nákladů pro malou či střední firmu:
| Nákladová položka | Interní účetní (ročně) | Externí účetní (ročně) |
|---|---|---|
| Hrubá mzda účetní | 600.000 Kč (50.000 Kč/měsíc) | – |
| Povinné odvody | 204.000 Kč | – |
| Pracovní místo, vybavení, software | 20.000 – 50.000 Kč | – |
| Školení | 10.000 – 20.000 Kč | – |
| Celkem | min. 800.000 Kč ročně | od 36.000 do 600.000 Kč ročně (dle objemu agendy) |
Externí účetnictví tak zpravidla představuje úsporu desítek až stovek tisíc korun ročně – při lepším servisu.
Co ukazují data o outsourcingu účetnictví?
Podle studie poradenské společnosti Accenture dokáže outsourcing administrativních služeb (včetně účetnictví) snížit náklady firmy v průměru o 30–60 %, přičemž u malých a středních firem je úspora vyšší.
Průzkum Svazu účetních ČR (2023) ukázal, že:
- 78 % malých firem v ČR do 20 zaměstnanců využívá externí účetní.
- Hlavní důvody: úspora nákladů (65 % respondentů), menší administrativní zátěž (58 %), jistota správnosti (54 %).
Zpráva společnosti Deloitte (2022):
Outsourcing účetnictví zvyšuje jistotu při kontrolách (externí účetní firmy mívají o 70 % méně chyb identifikovaných při daňových kontrolách než interní účetní).
Další faktory, které stojí za zvážení
Bezpečnost a odpovědnost
Externí účetní firma má pojištění odpovědnosti a ručí za svou práci. Pokud udělá chybu, nese náklady na pokuty. U interní účetní jsou možnosti náhrady škody omezené – navíc, chyby se hradí z kapsy firmy.
Technologie a moderní postupy
Externí účetní firmy často pracují s moderními online systémy. Nabízí klientům přehledy v reálném čase, přístup k dokumentům 24/7 a automatizaci. U interní účetní musí mít tyto technologie firma sama.
Růst firmy
S růstem firmy může agenda interní účetní přerůst její kapacity. Externí firma snadno posílí tým nebo služby přizpůsobí nové situaci.
Kdy se hodí interní účetní?
- Pro velké firmy (tisíce zaměstnanců, rozsáhlé účetnictví).
- Pro firmy, kde je účetnictví natolik specifické, že vyžaduje neustálou přítomnost účetního.
Kdy se vyplatí externí účetní?
- Pro malé a střední firmy – ideálně od živnostníků po společnosti se stovkami zaměstnanců.
- Pro firmy, které chtějí mít náklady pod kontrolou a zaměřit se na vlastní podnikání.
Pro firmy, které chtějí mít jistotu správného a aktuálního zpracování účetnictví.
Závěr: Externí účetní je chytrá investice do jistoty a klidu
Rozhodnutí mezi interním a externím účetnictvím je důležitým strategickým krokem. Pro většinu malých a středních firem v Česku je outsourcing účetnictví cestou k úspoře nákladů, snížení rizika a vyššímu komfortu podnikání.
V SOMMER ACCOUNTING pomáháme firmám vést účetnictví moderně, efektivně a s důrazem na kvalitu. Poskytujeme kvalitní manažerský on-line reporting jako podklad pro strategické i operativní řízení firmy.
Domluvte si s námi nezávaznou konzultaci a zjistěte, jak vám můžeme usnadnit život.